Il tempo è il bene più prezioso che abbiamo, dalla nostra gestione del tempo può dipendere il nostro futuro.
È l’unico bene che non si può comprare: la persona di successo come la persona che lotta per sbarcare il lunario, hanno entrambe le stesse 24 ore al giorno a disposizione.
La gestione del tempo è ugualmente determinante.
Se il nostro tempo a disposizione è identico a quello di tutti gli altri, che cosa può fare la differenza?
Semplice, l’USO che ne facciamo.
Le persone si lamentano di “non avere tempo” ma siamo noi stessi i colpevoli di non ottimizzare il nostro tempo, di non saperci organizzare, di sprecare tempo in occupazioni di scarsa importanza per poi scoprirci in ritardo e dover lavorare il triplo per raggiungere una scadenza.
Una cattiva gestione del tempo ha un impatto non solo sulla vita professionale, sull’efficienza che abbiamo nella gestione di un’impresa, ma anche sulla nostra vita personale e, in definitiva, sulla capacità per riuscire negli obiettivi che ci siamo prefissati.
IN CHE MODO LA GESTIONE DEL TEMPO È SOTTOVALUTATA
Si dice che le persone di successo siano le più consapevoli del valore del proprio tempo e siano quelle che meglio riescono a investirlo.
Ma se è così importante, perché ne sprechiamo così tanto?
Perché, in un certo senso, il tempo è libero, relativo e gratuito.
Viviamo! …quindi abbiamo tempo.
Non pagando il tempo con denaro non si ha la percezione della sua importanza.
Cambiare questo modo di pensare e imparare a gestire il proprio tempo, è un passo fondamentale per ottenere risultati concreti ed essere soddisfatti.
Tutti hanno poco tempo e tutti vogliono risparmiare tempo, specialmente quelli che sono professionisti o imprenditori.
Un’altra nozione fondamentale è la consapevolezza di scegliere di cominciare a gestire volontariamente il proprio tempo.
Di seguito alcune affermazioni ci porteranno a riflettere:
Quante volte hai detto “Non ho TEMPO”?
Quante volte l’hai sentito da altri?
“Vorrei fare un po’ di sport, ma non ho tempo”, “Vorrei leggere di più ma non ho tempo” “Vorrei passare più tempo con la mia famiglia, ma non ho tempo” “Vorrei… Vorrei…, ma non ho tempo”.
Queste sono tutte SCUSE!
Esprimendoci così, mentiamo a noi stessi.
RICORDIAMOCI che il tempo è una SCELTA!
Tutti noi abbiamo a disposizione 24 ore al giorno ma ognuno di noi sceglie come utilizzarle.
Ovviamente, nessuno ha tempo di fare tutto, quindi è importante scegliere cosa fare e cosa non fare.
È difficile trovare una persona che non abbia la possibilità e la capacità di scegliere come usare anche solo un’ora al giorno il proprio tempo, perché diversamente il problema sarebbe molto più grave della semplice ottimizzazione del tempo.
SCEGLI COME GESTIRE IL TUO TEMPO
Abbiamo detto che la gestione del tempo è possibile perché c’è sempre la possibilità di scegliere come utilizzare, se non tutto, almeno una buona parte del nostro tempo.
Quindi, dire a noi stessi “non abbiamo tempo”, ci porta a non vedere che, non avere il tempo per fare una cosa, dipende dal fatto che abbiamo scelto di farne un’altra.
Non abbiamo tempo di leggere perché decidiamo di guardare la TV, non possiamo aggiornare quel lavoro perché preferiamo stare con la nostra famiglia, non possiamo stare con i nostri amici perché preferiamo lavorare fino alle 23:00.
Attenzione, ogni scelta è LEGITTIMA!
È il nostro tempo, è la nostra vita, quindi ogni scelta è assolutamente comprensibile, purché questa sia CONSAPEVOLE.
Per rendere la vita migliore, molte volte, bastano scelte diverse sulla gestione del tempo.
PERDERE TEMPO
Secondo una ricerca l’adulto medio perde 16 ore all’anno a cercare le chiavi della macchina.
Un articolo di Business Marketing afferma che la disorganizzazione porta a perdere un’ora al giorno.
Se ci fermiamo per un momento ad analizzare la nostra quotidianità, questi sono effettivamente numeri realistici e per nulla sorprendenti.
Le persone che sprecano la maggior parte del tempo sono le stesse persone che dicono di non avere tempo.
Se noi ci pensiamo, è logico, proprio le persone che non sanno come gestire il tempo sono quelle meno consapevoli dell’uso che ne fanno.
Gran parte del tempo che diciamo di “non avere” sfugge nei processi di scarsa organizzazione, di distrazioni e di cattive abitudini.
La buona gestione del tempo e della nostra energia ci permette di finire prima un lavoro, di aumentare la produttività e dedicare più tempo ad attività fruttuose e divertenti.
Nonostante sappiamo che fissare una tabella di marcia, darsi degli obiettivi giornalieri e delle priorità, siano metodi efficaci per diventare più produttivi, gli studi dimostrano che più della metà delle persone NON pianificano e NON si applicano in questo.
IMPARARE A GESTIRLO, UNA QUESTIONE DI ABITUDINI
Non è un problema di mancanza di volontà, ciò che manca è l’abitudine e la ricerca di un sistema di organizzazione che funzioni per noi.
Ognuno di noi è diverso e una serie di abitudini che funzionano per alcune persone possono fallire per altre.
Quando non siamo in grado di praticare un’abitudine, non conviene punirci dicendo a noi stessi che siamo pigri e incapaci di organizzarci, piuttosto cerchiamo un sistema diverso che possiamo applicare con più facilità.
Imparare la gestione del tempo è capire come motivarci.
Se sappiamo che il nostro smartphone ci può creare una distrazione, prima di concentrarci su un lavoro, mettiamolo in modalità silenziosa e portiamolo fuori dalla vista, magari in una stanza.
Trovare la propria organizzazione quotidiana è una ricerca sottovalutata ma fondamentale, soprattutto per coloro che non lavorano sotto un capo che detta orari e scadenze.
Nonostante si possa avere un progetto a lungo termine, questo non basta, bisogna pianificare la giornata, in modo tale da inserire scadenze semplici e brevi.
Che sia in formato cartaceo o elettronico, non importa, la gestione del tempo deve essere pianificata per iscritto e posizionata in bella vista.
Il programma può essere gestito con scadenze brevi o a scadenze più lunghe, ma tenete presente che quelle brevi sono più facili da coordinare e rispettare.
Se abbiamo tutto il giorno per svolgere un’attività, impiegheremo l’intera giornata per eseguirla, se invece stabiliamo un limite di tempo ci impegneremo a terminare entro quel tempo assegnato.
TECNICHE DI GESTIONE DEL TEMPO
Definiamo un sistema di gestione del tempo che rispetti i livelli di attenzione durante la giornata, inserendo possibilmente i compiti difficili quando siamo più freschi.
È importante usare anche un po’ di astuzia di buon senso.
Molte persone commettono l’errore di partire da compiti meno importanti per “eliminarli subito” e finiscono per perdere tempo in questioni di minore importanza, arrivando a fine giornata stanchi e con poco tempo per la cosa più importante di tutte.
Dobbiamo essere in grado di dire di no e riconoscere le priorità.
Questo atteggiamento ci aiuterà a padroneggiare il tempo, per equilibrare quello da dedicare al lavoro con quello da dedicare alla famiglia o ad altri interessi.
PROCRASTINAZIONE, IL MALANNO DELL’ORGANIZZAZIONE DEL TEMPO
La procrastinazione porta a mancare le scadenze e a passare da un’attività all’altra senza completarne una.
Bisogna trovare il motivo che causa la procrastinazione, a volte è una questione di abitudine.
Proviamo a pensare alla soddisfazione e a quanto stress risparmiato quando riusciamo a finire un lavoro in tempo.
La sera prepariamo un elenco di sei cose da fare per il giorno successivo.
Numeriamo questo elenco partendo dall’attività più importante e urgente.
Il giorno successivo iniziamo con l’attività n.1 e così via…
…facendo così, le attività che non riusciamo a completare, saranno quelle meno importanti e meno urgenti, che potranno essere rimandate al giorno successivo.
Questa è l’essenza della gestione del tempo, quindi:
Premiamoci per ogni cosa ben fatta!
Dividiamo un progetto complesso in piccole porzioni!
Puntiamo a un lavoro fatto bene, senza eccedere nella perfezione!
Quando possibile, deleghiamo i lavori di routine!
IL MULTITASKING? …NON SEMPRE È FUNZIONALE
Il multitasking è un concetto affascinante perché ci piace fare tante cose insieme per essere più veloci e risparmiare tempo.
Ma purtroppo il multitasking è un’illusione.
Salvo casi particolari, il multitasking fa “perdere tempo”, perché genera una cattiva gestione dello stesso.
Ad esempio, mentre aspettiamo che l’acqua per la pasta raggiunga l’ebollizione, possiamo impegnarci a rispondere a un’e-mail; questa è una corretta ottimizzazione del tempo che può avere un senso, ma il vero multitasking, in cui si fanno più cose contemporaneamente saltando da una all’altra, è controproducente.
Il motivo è spiegato dal funzionamento del nostro cervello.
Ogni volta che si cambia attività, il nostro cervello riformula i suoi schemi e si riadatta, il che comporta un investimento di tempo ed energia.
Concentrandoci su un singolo compito e passando a quello successivo, solo quando il primo è realmente terminato, si ottimizzano tante energie, saltando invece da un’attività all’altra, gran parte di queste saranno sprecate nei vari passaggi.
GESTIONE del TEMPO significa valorizzare il tempo, migliorare la produttività, risparmiare denaro e limitare lo stress.
